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做好什么样的“预习”,才能把OA办公系统的作用最大化?
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当今,互联网迅速发展,很多的企业都迈入了信息化道路,开始了OA办公系统的推广使用。

但是在推广使用之前,还有进行整体规划、调研、OA选型等等过程;企业OA系统的应用是一件“全员信息化”的大事,在推广使用过程中,也会遇到很多实际应用的问题。

下面小编会为大家罗列一些常见的问题,为大家在使用OA办公系统之前先打一剂“定神针”。

■ 需求问题:

企业不是一成不变的,随着企业的发展,每一个发展阶段对于OA系统的功能要求都会有所不同。发展的规模越大,需求的功能也就越多,但是功能的不断调整和增加,会导致系统修改的频度频繁,也会引起新的错误影响正在运行的系统。所以功能的修改和增加,最好是分批完整的提出,这样也更有利于整个OA系统的统筹规划设计。


■ 选型问题:

OA办公系统的选型时OA系统实施的重要环节之一,也是企业OA办公系统成功实施的大前提。在选择OA办公系统时,尽可能的选择一款稳定、成熟、易用的OA办公系统。OA系统的稳定性会影响日常工作中OA的使用,系统不够稳定的情况下,OA系统将不会让办公更便利,只会增添更多不必要的麻烦。当然,如果你选择了公司提供的技术支持、定制化开发等服务,在系统出现稳定性问题时,OA厂商都会提供技术性支持,以保持系统的稳定易用性。


■ 企业保障机制问题:

在实施企业OA办公系统的同时,为了保证OA办公系统稳定和正常的运行,要做好相关的保障机制,比如:维护OA办公系统的数据安全性,建立数据备份机制,保证系统崩溃后快速恢复,做好病毒防护;如果OA办公系统部署在Internet上,还要处理好网络波动对OA使用的影响。


■ 推广使用问题:

企业刚开始纳入OA办公系统,不是人人都能快速接受并开始使用的,所以前期的推广培训至关重要。在刚开始使用的时候,需要领导带头,做好相关培训。可以先选择重要部门和计算机基础较好的使用者先试推运行,再慢慢地扩展到单位的所有人员。

在模块试用推广中,可以先选择核心的几个重要功能加上容易使用的几个功能,避免功能模块过于繁多,让员工产生心理抵触。同时,OA系统要配备好专门的管理员,负责协同办公软件系统的初始化和今后的系统维护,普通员工在OA使用过程中遇到任何问题,都可以直接反馈到系统管理员,以便问题快速解决。



OA办公系统的引入是一种必然趋势,作为一个“新事物”,融入到每个人的日常办公生活中,需要一定的过程。古话说“心急吃不了热豆腐”,在正式推广实施之前,一定要做好准备工作,及时发现问题并解决问题,才能让OA办公系统推动企业越走越远。