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中小企业如何提高办公OA软件的利用率?
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OA办公软件的利用率可以作为衡量办公系统应用效果的指标。为了更好的实现企业OA的目标和作用,必须要保证OA办公软件的良好应用效果。OA办公软件可以提高中小企业内部办公效率、降低企业经营管理成本,是企业信息化和数字化转型升级过程中不可或缺的一部分。提高OA办公软件利用率的办法有很多,但一般包括OA需求和实施计划保障、OA产品、厂家选择和服务保障、OA推广中企业内部的制度和执行保障等等方面。

1、规划好OA功能和需求

一些企业用户在进行OA需求和规划中往往只有一个模糊的概念过于简单的概念和需求将影响OA办公软件的作用和实用性,从而影响整个OA系统在后续正式使用中的利用率。

有些企业在选择OA时,没有结合自己的实际需要,导致OA的应用始终停留在表面,使用率低下;也有些单位对OA办公软件规划的需求和功能太简单,用户单位对OA要求不高,或者对OA了解不够深入从而导致后续OA系统在使用中可有可无。

因此,OA负责人需要有一定的企业信息化经验,结合企业的实际管理,合理规划OA功能和需求,明确OA的目标和效果。

2、OA软件产品的保障

OA办公软件的功能需求应与企业的实际需求相结合,产品使用起来要简单便利,良好的用户体验,使用户更容易熟悉和接受,有利于应用推广,提高软件的利用率。因为中小企业对于OA需求复杂多样,所以一款OA具有良好的可扩展性易于维护都是必要条件。

1)OA办公软件基本功能完善,内部沟通协作更高效方便,是软件利用率好的基本保证。

2)OA产品是否具有良好的可扩展性和可维护性,是软件适用性和用户满意度的保证,是提高系统利用率的技术保证。

3)手机oa使用方便、高效、携带方便,使用不受时间和地域限制,是提高oa办公软件利用率的有力保证。

3、保证OA与企业管理制度相结合

中小企业OA推广执行力不足,缺乏相应的制度保障,是OA办公软件利用率低的主要原因。OA办公软件作为一款管理软件,必须与企业的日常管理体系、业务功能紧密结合,故需要一定程度的二次开发和功能扩展,这是企业OA使用和推广成功的前提。在推广和使用过程中,不同部门的需求和立足点也不同,会有各种问题和意见。因此,制度保障和执行力到位尤为关键,需要做到以下几点:

1)OA反映企业的日常管理

如:企业内部财务管理制度(报销、付款等)、人事管理制度、考勤管理制度等,都需要考虑在OA中,真正实现OA系统与企业管理的紧密结合,建立高效协作的管理平台。

2)建立oa内部运行管理体系

在企业内部推广之初,OA办公软件必然会遇到各种人为的阻力和困难。为了保证OA系统后续的正常运行,企业需要有相关的制度作为保证。

3)OA内部推广过程中需要高执行力

在具体的推广中,可能会有各种不同的反对意见。当反对意见较多时,企业负责人会质疑OA软件的作用,OA负责信息化的人也会面临很大的压力。随着越来越多人热情的降低,OA办公软件的应用可能越来越边缘化,甚至最终被迫搁置。所以OA内部推广时需要保证执行力,促进和推动OA办公系统的使用。

4、通过移动OA办公提高使用率

手机所拥有的移动性、便利性等优点,是PC端所不具备的,手机办公可以让用户更轻松、方便、高效地完成工作,更容易被中小企业用户接受,企业内部的各种信息可以及时发送到目标用户的手机上,实现高效的协作模式,提高办公软件的利用率。

5、OA+即时通信软件提高用户粘度

企业日程管理中,沟通甚为重要,可以说是管理的重要手段之一。传统的沟通方式包括电话、电子邮件面谈等等,目前使用即时通信工具进行日常高效的沟通已成为许多企业的选择。即时通信软件对个人用户和企业用户具有较高的粘性。在办公软件中进行相关审批和业务处理时,使用即时通信软件进行沟通辅助,能有进一步提高管理效果。

目前,许多企业使用微信进行沟通管理,工作沟通管理和个人信息不能很好地区分OA办公软件与即时通信软件互补后连接企业OA办公平台内的组织结构,更好地分离工作和生活,更方便用户管理和信息管理控制,使用户对OA的粘性更高,进一步提高OA办公软件的利用率和应用效果。

O2OA开源协同办公项目,O2OA致力于让企业以更低成本实现信息化系统建设,使用相对简单的二次开发,可视化搭建,创建出一款适合本企业的协同办公系统,它适用于企业OA、协同办公类信息化系统的建设和开发,适配安卓和IOS移动APP,能深度集成钉钉和企业微信,为推动企业信息化添砖加瓦。

(转自公众号:浙江兰德网络)