行业案例：打造一体化新能源行业用工信息管理系统，让外包用工更规范、更透明、更高效

在能源行业，第三方用工广泛应用于生产运维、设备检修、工程建设、安全保障及后勤服务等业务场景。

随着企业规模不断扩大、外包服务类型持续增加，第三方用工管理也面临新的挑战：用工需求分散在不同部门，审批标准不统一；计划、合同、费用之间缺少有效关联；服务商履约情况难以持续跟踪；统计报表依赖人工汇总，管理数据难以及时追溯。

针对这些问题，某能源集团基于 O2OA开发平台，搭建了一体化第三方用工信息管理系统，将用工计划、审批流程、合同、费用、服务商和数据分析统一纳入数字化管理，实现第三方用工全过程规范管控，为集团合规经营和精细化管理提供有力支撑。

一、项目背景：第三方用工管理为何需要数字化升级？

第三方用工涉及业务部门、人力资源、财务、采购、法务及服务商等多个主体，管理链条长、协作环节多。

在系统建设前，集团第三方用工管理主要存在以下问题：

用工信息分散，难以形成统一视图

不同单位、部门分别管理用工计划、人员信息、合同和费用，数据存储方式不统一，集团层面难以及时掌握整体用工情况。

业务流程不统一，线下审批效率较低

部分业务依赖纸质材料、线下签批或表格流转，不仅审批周期较长，也容易出现材料缺失、流程遗漏和责任界定不清等问题。

计划、合同与费用相互割裂

用工计划审批完成后，后续合同签订、费用发生和结算数据缺少联动，难以判断实际执行是否超计划、超合同或超预算。

服务商缺少统一评价标准

服务商准入、履约、考核等信息分散，缺少标准化评价机制，不利于持续提升外包服务质量。

统计报表依赖人工整理

业务人员需要从多个表格和系统中汇总数据，工作量大、统计周期长，数据准确性和时效性难以得到充分保障。

因此，集团希望通过统一的数字化平台，建立覆盖第三方用工全过程的规范化管理体系。

二、建设思路：以业务流程为主线，打通第三方用工全链路

基于O2OA开发平台，项目围绕“统一入口、统一流程、统一数据、统一标准”的建设思路，对第三方用工业务进行全面梳理。

系统以用工计划为起点，以合同和费用管控为核心，以服务商管理为保障，以数据分析和监管报表为支撑，形成完整的业务闭环：

用工需求提出 → 用工计划申报 → 计划审批 → 合同签订 → 人员及服务执行 → 费用申请与结算 → 服务商考核 → 数据统计与监管备案

通过流程、表单、组织、权限和数据的统一管理，实现第三方用工业务全过程线上运行。

三、核心功能：覆盖计划、合同、费用和服务商管理

1. 用工计划管理，实现需求统一申报

系统为各单位、各部门提供统一的用工计划申报入口。

业务部门可根据实际工作需要，在线填写用工类型、计划人数、服务周期、费用额度、工作内容及服务商需求等信息，并按照集团管理要求自动进入审批流程。

管理人员可以在系统中集中查看不同单位、不同专业和不同时间段的用工需求，避免用工计划分散申报、重复申报和信息不完整等问题。

通过用工计划的统一管理，集团能够提前掌握第三方用工需求，为合同签订、费用安排和资源配置提供依据。

2. 双量管理，强化用工数量与费用额度控制

围绕第三方用工数量和费用额度，系统建立“双量管理”机制。

在计划申报、合同签订和费用执行过程中，系统可对用工数量及费用额度进行校验和控制，及时识别超计划、超合同或超额度等情况。

通过计划值、合同值和实际执行值的对比，管理人员可以直观了解：

• 各单位计划用工数量；

• 实际在用人员数量；

• 合同约定费用；

• 已发生及待结算费用；

• 计划与执行之间的差异。

“双量管理”将事后统计转变为过程控制，帮助集团进一步提升第三方用工的规范性。

3. 合同与费用管控，实现全链路联动

系统将用工计划与合同管理、费用管理进行关联。

合同签订时，可关联已审批的用工计划，记录合同名称、服务商、合同金额、服务期限、付款方式及履约要求等信息。

费用申请和结算时，可进一步关联对应合同，系统自动带出相关数据，减少重复录入，并对合同金额、已支付金额和剩余金额进行动态核验。

通过计划、合同、费用三者联动，管理人员能够清晰追溯：

这笔费用来源于哪一项用工计划、对应哪一份合同、由哪一家服务商执行、当前已经支付多少、剩余额度是多少。

从而有效降低超计划用工、超合同支付和费用重复申报等风险。

4. 服务商管理，建立标准化考核体系

第三方用工管理不仅要管人员和费用，也需要管好服务商。

系统建立统一的服务商信息库，对服务商的基础资料、资质证照、合作合同、服务项目和履约记录进行集中管理。

结合集团管理要求，还可配置标准化服务商考核流程，对服务质量、安全管理、人员配置、合同履约和业务配合等维度进行评价。

考核结果统一沉淀到服务商档案中，为后续服务商选择、合作续签和供应商分级管理提供参考。

通过规范化考核体系，集团进一步提升了服务商合规水平和外包服务质量。

5. 流程在线审批，告别线下纸质流转

依托O2OA流程引擎，系统将用工计划、合同审批、费用申请、服务商考核等业务流程统一搬到线上。

系统可根据申请单位、业务类型、金额范围和审批权限，自动匹配相应流程及审批人员。

审批人员可以在线查看申请信息、相关附件和历史审批意见，并完成同意、退回、转交等操作。

每一个审批节点都会被完整记录，实现：

1. 流程状态实时可查；

2. 审批责任清晰可追溯；

3. 业务材料集中留存；

4. 历史记录随时查询；

5. 逾期事项及时提醒。

通过线上化运行，项目基本告别了传统纸质审批方式，明显提升了跨部门协作效率。

6. 数据分析与报表，满足监管备案需求

在统一业务数据的基础上，系统建设第三方用工数据看板和统计报表中心。

管理人员可通过图表实时查看：

1. 用工计划数量；

2. 当前在用人数；

3. 不同用工类型分布；

4. 各单位用工情况；

5. 合同金额及执行进度；

6. 费用发生趋势；

7. 服务商数量及考核情况；

8. 待审批和异常事项。

系统支持快速导出 10余类用工与费用报表，减少人工统计工作量，并满足集团内部管理、上级单位报送和监管备案等需求。

数据由业务流程自动沉淀，避免多次录入和重复汇总，有效提升统计数据的准确性。

四、项目成果：第三方用工从分散管理走向全流程管控

通过一体化第三方用工信息管理系统建设，集团实现了用工管理方式的全面升级。

流程效率明显提升

用工计划、合同、费用及服务商考核等流程实现线上办理，减少纸质材料传递和人工催办，跨部门协作更加顺畅。

数据准确率显著提高

系统通过统一表单、数据校验和自动关联，减少重复录入和人工汇总误差，为管理决策提供更加可靠的数据基础。

实现全链路联动追溯

用工计划、合同、费用和服务商信息相互关联，管理人员可以从任一业务数据追溯完整执行过程。

满足合规监管要求

系统完整记录业务申请、审批意见、合同执行、费用支付及服务商考核信息，为内部审计和监管备案提供清晰依据。

服务商管理更加规范

通过统一档案和标准化考核体系，服务商履约情况更加透明，服务商合规率和外包服务质量得到提升。

管理状态实时可视

依托图表化数据看板，集团可以实时掌握用工规模、费用执行和服务商状态，由周期性统计转向常态化监控。

五、O2OA开发平台如何支撑能源企业管理创新？

第三方用工业务涉及流程多、参与部门多、管理规则复杂，并且随着政策和企业制度变化，系统还需要持续调整。

O2OA开发平台通过低代码开发、流程引擎、表单设计、门户管理、权限控制和数据分析等能力，为项目建设提供了灵活支撑。

流程灵活配置

可根据集团组织架构、审批权限和业务规则，快速配置不同类型的审批流程，并支持后续持续优化。

业务快速构建

通过可视化表单和应用设计能力，快速搭建用工计划、合同、费用、服务商等业务模块，缩短系统建设周期。

数据统一沉淀

业务数据在同一平台形成关联，减少系统之间的数据割裂，为统计分析和管理决策提供统一数据来源。

权限精细控制

可根据集团、下属单位、部门、岗位及角色设置不同的数据和操作权限，满足能源集团多层级组织管理要求。

支持持续扩展

系统可根据企业后续需求，继续扩展人员档案、安全培训、入场管理、证照管理、风险预警和移动审批等应用场景。

结语

第三方用工管理不仅关系到企业日常运营效率，也与合规经营、成本控制、安全生产和服务质量密切相关。

基于O2OA开发平台，某能源集团将分散的用工计划、合同、费用和服务商管理整合到统一平台，实现了第三方用工全过程数字化、规范化和可追溯管理。

未来，O2OA将继续发挥低代码开发与流程协同优势，帮助更多能源企业快速构建符合自身管理特点的数字化应用，让业务流程更加规范，让管理数据更加透明，让企业协同更加高效。

O2OA开发平台，让数字化应用建设更简单，让组织管理更高效。