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与OA系统相比,邮件和QQ沟通有哪些不足?

时间:2022-03-21   

在日常生活中,邮件和QQ这些即时通讯软件因为使用起来简单方便,得到许多用户的认可,在企业中也成为了大家青睐的沟通工具。但是与OA办公系统相比,电子邮件和QQ还是存在一定的不足。

OA沟通的优势主要在于企事业单位的内部管理中。在日常工作中,许多沟通可以在OA中实现,如会议、工作指令和报告、工作计划、任务发布和任务执行等等,并且OA还可以保证企业中的实时数据更新、任务信息共享等。

OA办公系统

一、邮件和QQ业务处理能力较弱

在企事业单位的日常工作中,通常都需要沟通→执行→再沟通→再执行这四个阶段,当我们面临业务处理、任务执行等沟通类型时,电子邮件和QQ只能依靠第三方的手段,相对OA来说,QQ的联系不够紧密。OA系统是组织行为管理的软件,可以提高企事业单位内部的沟通效率、协调协作能力,不仅可以存储内部沟通记录,还可以提供业务处理的操作,各级有权人员和部门负责人可以跟踪、监督、指导和控制自己管辖范围内的事项。

二、邮件和QQ不适应多环节、多层次的沟通

通过OA结合企事业单位的实际流程,可以实现跨部门、多层次的沟通,同时处理业务。在这里,我们以企业售后故障服务流程为例,客户人员输入客户故障信息并初步处理,发送给下一个环节的负责人,由相关部门负责人安排技术服务人员解决,技术人员还需要将现场处理结果反馈给系统。可以肯定的是,在处理问题的过程中,会涉及到不同层次的反复沟通。对于重要问题,还需要其他部门人员或高级负责人的参与。每天需要沟通的问题很多时,通过电子邮件和QQ非常不方便,但是这种沟通在OA系统中可以很好地解决,特别是当一个问题的处理周期长,沟通细节多,参与者多时,QQ和邮件的处理就显得疲软了。


办公系统

三、邮件和QQ无法处理周期长、沟通多的任务

对于企事业单位来说,内部沟通的内容可能很多,涉及到单位的方方面面。通过OA沟通,可以是以事件或任务为主线,也可以是以人为主线的沟通。在使用O2OA办公系统的具体模块时,可以使用OA的任务管理、流程审批等功能,以及个性化定制开发的诸多功能,信息可以有效相关,比如在工作报告和指示中产生任务,在流程审批中产生各种新闻提醒,可以根据人和事的类型检索沟通记录,总结统计沟通记录。但是邮件和QQ存在明显的不足,尤其是一件事的执行过程和周期很长,沟通内容很多。邮件和QQ不能提供有效的管理,更不能处理单位业务。

四、OA可以与电子邮件和即时通信软件相集成

与电子邮件和QQ相比,OA沟通的优势主要在于企事业单位的内部管理。在日常工作中,OA可以实现会议、工作指令和报告、工作计划、任务发布和执行等多种沟通。当然,OA的作用不仅体现在内部沟通上。与OA相比,电子邮件和QQ沟通存在一些不足,如无实时数据、业务无法处理、信息无法相关等缺陷。事实上,OA和电子邮件、即时通讯工具这些是可以集成的。可以在OA中收发电子邮件,与微信等即时通信软件相结合,实现OA的即时新闻提醒,实现其优势互补。

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